El Archivo de la Diputación de Palencia, con sede en el Castillo de Fuentes, avanza en la implantación del archivo digital sin olvidar la documentación física de varios siglos atrás
Si tuviera la necesidad o la curiosidad de saber alguna medida que tomó la Diputación desde 1822 su lugar sería el Castillo de Fuentes de Valdepero. Si lo que necesita es saber algo de algún registro municipal de un pequeño pueblo de la provincia, apueste algo a que lo encontrará entre las paredes del Castillo de los Sarmiento. Allí donde se guarda hasta un Privilegio Rodado de 1284, como documento más antiguo.
Porque allí el Servicio del Archivo de la Diputación conserva toda la documentación generada por la Institución Provincial y de muchos municipios que bien con el fin de su digitalización, conservación o custodia, lo han remitido a las instalaciones en lo que un día fue el patio de armas de la fortaleza de Fuentes de Valdepero. Desde legajos que pueden ayudarle a saber quienes son sus ancestros a través de los archivo municipales, a documentación con mucha más carga histórica y legal que, como aseguró la vicepresidenta de la Diputación, María José de la Fuente, “permiten llevar a cabo estudios sobre la provincia de Palencia”. Pero también megas y megas de nueva documentación digitalizada.
Porque el Servicio está en un proceso de puesta en marcha del archivo electrónico. “En el último año la Sección de Archivo de la Diputación de Palencia ha centrado sus esfuerzos en la implantación del Archivo Electrónico Único. Gracias al temprano establecimiento de la tramitación electrónica de los expedientes se dispone de una buena base para su desarrollo. Hasta ahora se estaba utilizando una herramienta para la gestión de documentos electrónicos que, en la actualidad, se va a cambiar. Esto ha permitido establecer desde un inicio las necesidades del Archivo Electrónico en la Diputación y adaptarlas a la nueva aplicación”, apuntan desde la Diputación.
En este sentido, De la Fuente, que visitó el archivo junto con la diputada de Acción Cultural, Patricia Pérez; y la técnico del Departamento de Cultura, Teresa Pescador; manifestó que este nuevo sistema de archivo electrónico que se pretende implantar “es importante no solo para la conservación de los documentos, que ya es suficientemente importante, sino tambien para la puesta en disposición de las personas que demanden” el acceso a la misma.
Desde el archivo, Stella Abia García, técnico superior de Archivos destaca la necesidad de la “implantación del archivo electrónico, porque la documentación en papel va a seguir existiendo y da mucho trabajo pero tenemos que mirar hacia adelante porque lo que vienen son muchos cambios e intentamos que cuando se implemente el archivo electrónico lo hagamos con todas las garantías”.
La puesta en marcha del Archivo Electrónico coincidirá con la adopción del nuevo software, una vez se haya realizado la migración de los expedientes y documentos electrónicos contenidos en el anterior y la integración en el mismo de las funcionalidades necesarias para su correcto funcionamiento. Para llevarlo a cabo se han realizado una serie de tareas fundamentales para su adecuado desempeño porque es ahora cuando se van a establecer los principios de su funcionamiento futuro y si se dispone de una buena base no cabe duda que la implantación definitiva se ajustará a las necesidades tanto de la institución como de la ciudadanía.
En la Diputación existe una Unidad Funcional de Transformación Digital y Gestión del Cambio que tiene como objetivo impulsar el avance de la información digital para incrementar la calidad de los servicios públicos que ofrece esta Institución. Esta Unidad se reúne periódicamente para debatir y decidir cuestiones relacionadas con la implementación del Archivo Electrónico, entre otros aspectos, determinando las líneas generales a seguir.
No solo la documentación de la Diputación.
En el Palacio de los Sarmiento no solo se custodia la documentación generada por el Palacio de la Calle Burgos en sus más de dos siglos de historia de la Diputación, sino también documentación de muchos municipios de la provincia.
“Además de lo propio de la Diputación asesoramos a los municipios. Se ayuda a organizar los archivos municipales, porque los municipios pequeños no tienen archiveros y no tienen la capacidad de saber lo que tienen”. Además, en ocasiones “la documentación está muy deteriorada y necesita de procesos muy técnicos y ahí es donde entramos nosotros, el Archivo de la Diputación”, incide Abia.
Pero además, el Archivo Provincial tiene un servicio de “archivo temporal para aquellos pequeños municipios que tienen documentación de mucho valor, que no tienen las instalaciones adecuadas ni tienen la capacidad para guardarla con las garantías. De esta forma, esa documentación se trae al archivo y se custodia”, explican, puntualizando que “sigue perteneciendo a los municipios”.
En la actualidad, el Archivo de la Diputación Provincial atesora más de 287.000 descripciones archivísticas, entre las que se encuentran 15.535 fotografías físicas, además de documentos en otros soportes como videos, casetes, microfilms, objetos… Todo ello en 28.000 unidades de instalación que se distribuyen a lo largo de casi 3 kilómetros lineales de archivos.
En formato digital, ya hay más de 600.000 documentos e imágenes.
